「我把生命都放在筆記裡了！」用 Notion 來管理工作與生活
作者：Yu-Ning Kao
在上回和各位分享了 104 研究員 Jeff 如何用 Notion 組織工作與生活之後（還沒看過的傳送門幫你準備好了：回歸寫筆記的初衷，逐步建立個人知識系統！Notion 的快速指南與應用），下半場則繼續窺探另一位筆記狂人 — Mark 的筆記本，來看看他如何用工具來減少腦袋負荷，提升工作與生活的效率吧！
此活動為線上直播，完整的影片請在 IxDA 粉絲專頁上觀賞，這篇就提供給喜歡閱讀文章的你！當然，如果你有 Notion 帳號，這篇也提供讓你可以邊操作邊練習唷。
Mark 目前為 Mozilla Taiwan 的 Product Manager，致力於 Firefox 亞洲地區的產品開發與使用者體驗設計。過去為 UX 設計師的他，因為專案的緣故，近期因緣際會轉換跑道至 PM 這個領域，對他而言，還正在努力摸索著產品管理的工作。而 Mark 分享，他發現自己轉職 PM 後，最常用的軟體除了Firefox 瀏覽器之外，竟然就是 Notion！畢竟 PM 有許多的工作內容和思考的過程，需要記錄起來才行。
（另外，關於轉職方面，有興趣的可以參考 Mark 的另一篇 Medium 文章 — 工程師轉職設計師之旅，鉅細靡遺的介紹著他的心路歷程和職涯探索的過程，清晰到連我這篇的架構都是參考 Mark 此篇文章的呢！）
話不多說，Mark 的分享從做筆記的動機、工作與生活的管理，甚至還套用了遊戲化實戰全書的機制，來介紹他怎麼一步步被 Notion 課金的過程（誤）
第一部分：
接觸 Notion 的契機，與逐步被黏住的「遊戲化」過程
我為何做筆記，以及接觸 Notion 的契機
Mark 從過去以來都有做筆記的習慣，因為「寫下來就可以放心的忘記」，反正忘記了就再去翻筆記就好，等同於腦袋的延伸。另外也像 Jeff 說的，把想做的事情寫下來，還代表著能大大提升「完成這件事情的可能性」。
此外，有趣的是，Mark 說筆記也可以拿來回顧過去的自己，了解不同階段的自己在想些什麼，甚至是過去的計劃等等，例如早點睡、要運動之類的。（是不是跟很多人很像？至少跟我一樣，始終相信著，在筆記裡留存了 n 年後，總會有實踐的那一年…）
至於筆記方法，Mark 也大方地分享他從當兵到目前所使用的工具，包含紙本筆記，PTT 2 的精華區 (青春啊！)，而在研究所時開始使用 Evernote ，一直到 2018 年中 Notion 剛推出沒多久，Mark 就跳槽了！
Mark 分享，當初會接觸到 Notion 是由朋友介紹，有幾項特點對當時為Evernote 使用者的他來說是轉換關鍵：
A | 就像是筆記的瀏覽器，在不同裝置間不需重新上手
Evernote 免費版因為有裝置的限制，所以許多人會用網頁版來克服，但那時Evernote 的網頁版用起來較不易上手，在這點上 Notion 就像是筆記的瀏覽器，能夠在網頁版和桌機版上運用自如，功能上基本上一模一樣，不需要什麼學習門檻，自由度也很高！
B | 層級簡單，只有「頁面 Page」概念
Evernote 規定要把筆記分成「 記事本 (Notebook)」和 「筆記 (Note)」以及「記事本堆疊 (Stacks)」，在層層架構底下，其實很常會迷路，導致筆記變得很混亂。而 Notion 基本上每個單位都是「頁面 Page」，每個「頁面 Page」裡面也都是「頁面 Page」，簡單易懂，也可以層層打開來。
C | 版本控制不衝突
另外，Evernote 時常會在同步過程中有版本衝突的問題，通常是在跨裝置編輯時會產生的問題（我想 Evernote 使用者，例如我，就常常會有這個困擾），但在 Notion 很少會碰過此問題。
總之，以上種種原因讓 Mark 很快地就決定跳槽，但讓他從免費繼續用到付費，又是為什麼呢？
逐步被黏住的「遊戲化」過程
這邊 Mark 詳細地利用「遊戲化實戰全書」中六個遊戲化設計機制的概念，來說明他被逐步引導掏出錢包，甚至在付費時還認為理所當然的遊戲化機制。（聽到這不免微笑了下，身為 PM 的 Mark ，就連日常的筆記軟體也要用系統化的理論來思考其成功模式，真是太厲害啦！）
A 使命感 | 白紙黑字，彷彿擅長筆記的人都該使用 Notion
首先，Notion 網站的風格很像一般的白紙黑字，就像平常有在寫筆記的人，都很適合使用 Notion ，這就很符合第一項遊戲化的技巧 — — 使命感。
B 成就感 | 創造個人筆記架構系統
開始試用後，Mark 嘗試了各種不同功能，並且開始創造自己的筆記架構與系統，這邊就運用到了成就感的這項遊戲化技巧。
C 賦予創造力 | 自由創造 Emoji、封面設計
另外在各種筆記中，也可以運用 emoji、cover photo、blocks 等設計屬於自己的筆記本，也賦予了使用者創造力的遊戲化設計。
D 所有權 | 網頁和App都是你的擁有物
在固定使用 Notion 寫筆記一陣子，也習慣了這本「數位筆記本」，並安裝了手機 App 同步使用。對於 Notion 就產生了所有權，促使 Mark 更有動機去繼續使用。
E 好奇心| What’s New？🌟
有時候打開 Notion 會看到旁邊出現「What’t New」的提示，時常不定期的能發掘一些新功能，很符合遊戲化設計中的不確定性與好奇心。
F 避免損失 | 免費扣打用完，掏錢買單
後來使用一兩個月後，也不知不覺的用超過了免費版的 1000 個 blocks，在Mark 付費時還有此限制，但在分享當下已經取消 1000 個 blocks 的限制啦！那，為了避免無法繼續經營筆記，他很快地就付費升級成個人版的使用者了！這也是其中一個遊戲化設計 — 損失與避免。
以上為 Mark 套用遊戲化設計的角度，去思考接觸 Notion 的過程，如果對遊戲化設計有興趣，也推薦大家可以去找這本書來瞭解看看。
第二部分：
如何在生活中使用，日常清單的收集與習慣養成
接著 Mark 分享他是如何使用 Notion 的呢？他個人筆記的習慣，是把生活和工作分開，如同下圖：
第二部分就先以生活紀錄為主，包含了每週記事、各類清單和習慣追蹤，就讓我們來看看 Mark 的用法吧！
A | 每週記事 Weekly Notes
如以下範例，Mark 會紀錄每一週的每一天有什麼待辦事項。
內容包含 Weekly todos 這週有哪些事情要完成，以及週一到五每天的行程，其中若有活動或完成事項也會紀錄於此。此外，利用 column 的方式，可以一次全面地看到一週的五天項目，一目瞭然外，也不需要慢慢的往下滑才看得到。
而 Mark 通常會在每天一早上班前，以及晚上睡覺前會看一下筆記，確認一下自已有沒有哪些事情忘記去做。另外在每週日晚上會複製一份每週記事，並且做好下週的大致規劃。講到這，因為和我本人的作法一模一樣，下圖也分享我的階層給大家參考，我是參考 Notion 子彈筆記整理術 | 終結拖延症！此則影片 所建立的。會後 Mark 也和我分享，可以多建立一個「封存 Archive」頁面，來放置過去的記事，來讓版面不會過於複雜（小技巧也分享給你們！）。
至於詳細的筆記形式， Mark 也推薦可看 Bullet Journal 子彈筆記 相關的書，不過確實要完全執行是需要耐心和毅力，因此像 Mark （還有我）也只有參考部分的做法，例如 Event 等等。基本上只要達成你筆記的目的即可，紀錄方式可以隨著個人來調整，以更符合自身的習慣。
B | 各類清單 List Collections
另外生活上也可透過 Notion 創建各式各樣的清單，包括旅遊清單，電影清單，閱讀清單，購物清單等等。
以旅遊清單為例，Mark 會採用資料庫 Database 的模板去條列計畫中的景點，除此之外，因為每個項目又可以變成一個筆記，也就是一個頁面 Page，因此也能把大致的行程安排紀錄在裡面。
C | 習慣追蹤 Habit Tracker
接著我認為蠻特別的是，Mark 還會拿來做習慣追蹤！
由於講者對於習慣的養成很有興趣，會建立如以下的 Todo List，來記錄及追蹤某項你想養成的習慣，比如說，範例是近期夯翻的動物森友會，Mark 也把它拿來紀錄每天需要執行的任務們，例如詢問大頭菜的價格（這也可以 xD），假如你今天三項習慣都有達成，就把他打勾打起來，邊勾其實也挺有成就感的！
總之回到習慣的議題，如果你也對習慣養成有興趣的話，下面這三本是 Mark 有看過也推薦的書：
也簡單的介紹一下這三本書：
#1「烏托邦的日常」主要是用生活化的方式介紹習慣，以及介紹不同類型的人所適用的習慣養成方法。
#2「驚人的習慣力」則是運用簡化版的習慣，來觸發自己去開始執行，進而養成習慣。比如說，逼自己只要做一下伏地挺身就算有運動，慢慢的養成運動的習慣，這個滿妙的，有效程度因人而異。
#3「原子習慣」則是深入探討習慣形成的步驟，以及運用各個步驟相應一些法則去建立或戒除習慣，滿淺顯易懂的，可以當作習慣養成的工具書。
三本書的切入角度稍微有點不一樣，但是都滿值得去參考的，推薦大家。最後貼心的 Mark 也快速總結一下生活記事的部分：
第三部分：
如何在工作中使用，從記錄到未來省思
在工作方面的部分，Mark 主要介紹了三項使用方式(撇步) ：(1) 每月/週進度、(2) 守護個人時間、(3) 工作日誌。
但要注意的是，這些都是以個人使用為主，若是和專案相關的文件，Mark 都還是以 Google doc 為主，畢竟並不是每位同事都有在使用 Notion，無法即時共享，那接著就一個個來分享吧！
A | 每月/週進度 Monthly/Weekly Schedule
工作記錄和生活一樣，也是每週為單位紀錄。其中較特別的地方是，Mark 會將 OKR 寫在顯眼處，接著列出每週最高優先任務後，一樣填入每天固定的紀錄，例如會議、工作內容、Standup Meeting 要分享的項目等等。
（眼尖的你有發現上面有寫一個叫 Block time 的項目嗎？下一個主題會跟大家娓娓道來）
另外 Mark 也有嘗試在運用 Board view 來創造類似 Trello 的形式，來管理他的待辦事項，例如下圖，會把任務分成 Todo、In Progress、 Follow up、和 Completed 等狀態。此外，如果臨時有件事情跳出來，他會新開一張卡，丟在 Board view 裡以方便追蹤。
B | 守護好自己的時間 Time Blocking
在上面有劇透了下 Time Blocking，雖然這跟 Notion 本身較無關，但我認為Mark 這樣做是很好習慣，也給大家參考！
什麼是 Time Blocking 呢？其實就是把時間切成一大塊一大塊的，之前 Mark 在身為設計師時，除了討論的時間外，很需要有一大段不被打擾的時間來思考，並執行設計，後來轉 PM 之後，會議變得非常多，工作久了很常會習慣一有事情就回應，時間被切的很細碎，很難停下腳步去思考。相信這對會議多的各職位來說，也是相當困擾的事情。
後來在參考了 PM 同事的做法後，他會把每天沒有會議的時間列出來，再切成大概以一兩小時為一個單位，去排一些需要花心思的事情，並且確保每件事情都有被顧及到。
Time Blocking 的目的就是讓你可以更掌握好自己的時間，並且也是和其他人表明你這段時間不想被打擾。尤其疫情以來，許多單位可能都在 Work from home，Mark 認為 Time Blocking 這項習慣在 WFH 期間變得格外重要，除了確保自己能有專注的時間外，也能幫自己排好休息時間，避免自己超時工作（真的是太重要啦，一舉兩得！）。
C | 工作日誌 Daily Worklog
第三個小撇步就是「工作日誌」啦！至於寫工作日誌的動機是什麼呢？其實 Mark 說雖然過去多多少少都有記錄一些工作上的筆記，但他卻是在轉職成 PM 後，才認真看待工作日誌的，而他提及此主要目的，我認為很適合所有人：
「寫工作日誌主要的目的是，
幫助自己回顧一天的工作內容，透過文字來思考工作過程中的一些方法與決策；
另外也會紀錄工作上遇到的問題，以及解決的方式或是嘗試的過程，加深自己的記憶。」
講完後，Mark 也說雖然目前他寫的方式偏向碎碎念(笑)，不過目前有在嘗試的用 Hashtag 去總結一些當天的重要事項，如下圖。
此外，Mark 也分享了 KPT 法 (Keep、Problem、Try )，或許也是個適合用於在工作日誌上的紀錄方式。
#1「Keep」：你今天做了什麼事是有好的成效，值得去延續的。
#2 「Problem」：你今天做的哪些事情是不盡理想，有遭遇到阻礙或困境的。
#3 「Try」：至於針對這些遇到的困難，是否有些方式可以嘗試看看能否讓下次遇到困難的時候更容易解決，那這就是 Try。
這就是 KPT 的大致方向，那這個方法其實通常是用於回顧團隊跑專案的流程，也就是所謂的 Retrospective 的會議 (或簡稱 Retro)，幫助你回顧這次執行的成果，好的壞的都回顧，並且思考如何改善來幫助下次的流程更順暢。那有興趣的朋友們可以 Google KPT 來研究研究。
最後，也來快速總結一下工作記事的部分：
第四部分：
許個願，一起來讓筆記軟體更好
在最後結束分享前，Mark 說他本來想做個總結，但後來覺得好像來做個許願池也不錯！一方面記錄使用 Notion 上遇到的困難，這也是其他人可能會遇到的（五個願望裡面，我就重複到了三個）；一方面當然也是希望筆記軟體們可以一起做得更好！
而以上為 Mark 的分享，不論是從使用 Notion 的旅程，或是在生活和工作上，都舉了許多實際應用的例子，甚至還有提前給新用戶們暴雷了可能會遇到的痛點，一起希望能更好的心願，非常謝謝 Mark 的分享，不知道大家在使用 Notion 上有沒有遇到什麼問題？也歡迎在留言區中和我們分享！
