與我共事的使用說明書
How to work with Mark
你好！這是我個人十年職涯回顧的系列文章之一，預計共會撰寫 10~20 篇文章來檢視不同階段的職涯歷程；如果有興趣了解後續更多的設計職涯相關主題，歡迎追蹤我或拍手鼓勵👏👏👏，敬請期待！
前言
在經歷了不同的職場環境與角色身份之後，漸漸發現發揮專業能力只佔工作中的一小部分，更常運用的是一些職場技能，去適應瞬息萬變的挑戰。能在工作中發光發熱的人，往往不是專業能力頂尖的人，而是那些能夠熟悉職場生態而做出對應抉擇，並且持續調整自己、持續學習的人。要能夠好好學習職場技能，首先需要了解自己的工作風格來搭配不同的協作模式，也因此很多人會撰寫屬於自己的「使用說明書」，或是「How to work with me」。
我想透過這篇文章來嘗試寫寫看身為設計主管的我，有什麼樣的工作特質、管理風格、帶領團隊運作的方式、和成員怎麼溝通、和跨團隊怎麼協作等面向，來打造出一篇「How to work with Mark」。這篇文章也會參考《Scaling People: Tactics for Management and Company Building》這本書的作者 Claire 為自己撰寫的 Working with Claire 形式，嘗試以口語化的方式來敘述與紀錄，給未來會合作到的對象閱讀，也給自己定時回顧，來看看是否有需要更新的部分幫助自己運作得更順暢，並確保自己有按照擅長的工作模式與他人合作，提升工作效率。
目錄
- 我的角色與特質
- 我的管理風格
- 我的溝通模式
- 更多共事須知
關於我的角色與特質
目前身為設計管理職的我，主要的責任在於幫助設計團隊透過設計的專業在組織與產品中發揮影響力，並同時要關注團隊中每位設計師的專業能力與職涯發展。
人格特質方面，整體來說是個內向人，屬於聆聽多於發表意見、思考與規劃多於勇於行動的類型。面對到比自己還內向的人會變得比較外向一些，也不排斥社交活動，但並不會主動去和工作夥伴打好關係，需要更加熟識之後才會願意分享更多自己內心的小世界。情緒表現方面在壓力下也能夠保持專業冷靜，避免負面情緒影響工作，調適情緒的同時也能富有同理心地去關注他人的情緒。
工作與生活都非常依賴筆記 (目前是以 Notion 為主)，喜歡搜集各種資訊自己埋頭做些嘗試，等有把握了再去做多方的溝通。身為理工背景的設計師，比起天馬行空的發揮想像力，自己更傾向模仿以及舉一反三，透過彙整不同知識來找到創新的機會。面對新事物總是保持開放的心態，對他人的想法保持好奇心，並善於整合不同觀點來發掘新的洞察。
在工作場域中常常聽到的回饋包括給人放心的感覺、個性溫和、做事風格與表達方式十分一致、能夠以宏觀的視野有效掌握狀況，並同時能一定程度的了解各種細節。對應到的短板就會在於較不容易主動表達意見、作風不夠大膽突破、不善於面對衝突、相對較沒有帶動團隊士氣的活力與魅力。
以下是一些常見的標籤來更快理解我的特質：
關於我的管理風格
我當時成為主管算是直接上陣，雖然有透過閱讀補足一些主管該有的技能，也從過去合作過的主管學習一些管理方法，但大部分的學習都來自於實際的經驗，因此管理風格也算是慢慢發展出來的，沒有一開始就設定好想要成為什麼類型的主管。
我的管理風格源自於我的個人特質、職場經驗與價值觀。我希望自己能夠透過同理心照顧到每位成員，並以一對一對談主動去理解每個人獨特的專長與動機，進而營造一個充滿支持的環境，讓每個人都有成長的空間。我不希望自己過度管理，轉而多運用以身作則的方式去啟發成員，同時視情況授權重點任務給成員，讓大家都有機會學習承擔責任以及主動解決問題的能力，並且讓成員之間也能在沒有主管的情況下互相扶持、互相引導。
因為自身多元的背景與經歷，我也希望能夠鼓勵不同觀點的碰撞，讓大家都有表達意見的管道，不僅讓溝通透明，也能建立提供建設性回饋的機制。在學習方面，我希望團隊能夠一同學習，不斷了解趨勢，包括最新的技術或工具，以激發更多創造力；除了在團隊內的學習外，我也期望能夠拓展大家的視野，去了解公司外不同設計團隊的文化與做事方式，進而把值得學習的地方帶進團隊。
總結來說，我的管理風格是透過實踐與反思逐漸成型的，並強調同理心、開放溝通以及持續學習。我期望打造出一個充滿支持的工作環境，鼓勵成員自主學習與成長，並在不同觀點的交流中促進創新。
關於我的溝通模式
我的溝通模式方面，可以分成和團隊成員的一對一對談、和團隊整體的佈達、橫向溝通以及向上溝通。首先，和團隊成員的一對一對談是我認為非常重要的一部分，從開始擔任主管職後就堅持每個月一定要做。我會定期安排時間讓每個成員能夠約我進行工作上的交流，幫助我了解他們的工作狀況、遇到的挑戰以及職涯發展的需求。這樣的對談能夠讓每個成員都感受到被重視和支持，並且能夠針對他們的具體情況提供個別的指導和建議。
團隊整體佈達方面，我習慣在團隊會議中分享公司的最新動態、目標和策略，確保每個人都能掌握到最新的資訊。同時，我也會鼓勵大家在會議中提出問題和意見，讓每個人都有機會參與設計的討論過程，激發更多的創意和思考。每季我也會帶整個團隊透過 Retrospective 的形式，舉辦工作坊來鼓勵每位成員分享自己的學習與反思，進而幫助團隊找到可以改進的方向。
橫向溝通方面，主管的角色也需要確保跨部門之間的交流，畢竟設計團隊無法獨自運作；我會定期和跨部門的主管溝通，了解各自團隊的現況以及著重的專案，促進資訊的互通來確保彼此的工作能順利進行。
最後，向上溝通也是不可忽視的一環。我每個月會定期向上分享團隊的進展與成果，同時也會誠實反映團隊所面臨的困難和需求，並在需要協助的部份徵詢意見與觀點。
從上述可以發現我習慣的溝通模式大多是一對一的情境，也因此在較多人且並非由我主持的會議中很容易隱身在人群中，在這種情況下的溝通模式會變成有人來徵詢我的意見時會盡可能彙整好想法表達，但大部分的時間就是安靜聆聽，可以理解成下圖中的「方丈」或「藏經閣」人格吧？
日常的溝通方面，透過 Slack 或是通訊軟體來找我的話通常會半小時內會回覆 (通常甚至是立刻回覆)，Email 則大約一天內會回覆。另外，我不介意直接來找我討論事情，但會希望盡可能先表明目的，或是透過通訊軟體先詢問過，再看看是否需要面對面討論。
更多關於和我共事的須知
除了日常的管理事務外，我的專長與傾向也會反映出我習慣的工作與協作模式、合作對象會怎麼運用我的能力等。
關於我的專長，由於擁有工程、產品、設計等相關經驗，我擅長提供不同角度的觀點，不管是有邏輯地梳理問題，或是發揮創意來突破盲點，都是我樂於貢獻的；我也喜歡嘗試新的工具或是工作流程，持續實驗出更好的做事方式來達到省時省力的效果，也增添一些工作上的樂趣。關於美感與資訊呈現我通常有獨到的見解，能夠運用自己觀察入微的角度與對於人的了解，來找到更有效傳遞重點訊息的呈現方式，因此簡報類的彙整與製作也是我時常會需要發揮的能力。
關於我的工作傾向，我是很容易把別人的需求放第一的人，通常使命必達的同時，可能也會打斷自己原先在做的事情，容易因此分心這點還在改進中；我喜歡做教學分享類型的任務，透過自行深入探討特定主題的知識，轉化成大家也都能理解的內容，是我時常在工作場域中做的事情，也因此在目前的設計團隊中也有設立固定的分享交流時間，讓大家彼此都能針對自己感興趣的議題和團隊分享。
由於自己是投射者的角色，並不擅長主動發起事情或是召集大家來聽我的命令行事，畢竟不喜歡成為焦點也不希望只有自己說的才是對的，大部分的時間會採取「等待被邀請」的策略來和他人互動，舉例來說：
- 釋出自己有空檔的訊息，讓其他人來邀約我談事情
- 先確認對方的需求以及想收到的回饋，不自行主動丟出一堆意見
- 持續做好自己專業領域的事情並且被看見，讓其他人主動來諮詢
- 在會議中會確保大家都有發表過意見後，再表達自己的想法
若遇到真的要發起事情的話，通常會借助他人的協助來進行，扮演規劃以及從旁引導的角色，把主持棒讓給其他人。這樣的特質對應到的短板可能是在會議中會滿需要有人 cue 我才會提供觀點與想法，因此在合作夥伴眼中容易會產生較為被動的印象，這也是我努力在克服的地方。
總結
我相信良好的合作基礎是建立在透明和開放的溝通上的。通過這份「使用說明書」，我重新了梳理自己的工作特質，也希望能藉此和目前與未來的合作對象能減少誤會和摩擦，讓工作變得更順利、更有效率。
寫這份文件的主要目的是希望大家能更輕鬆地了解我的工作方式和期望，作為一個參考來幫助大家更好地理解我，知道我看重什麼，怎麼樣的互動方式會讓我們的合作更愉快。對我來說，這不僅僅是一份說明書，更是一種邀請，邀請大家一起創造一個充滿信任和創意的工作環境！
預告下一篇的主題：WFH 的管理方法與挑戰，敬請期待！
謝謝你的閱讀！我目前工作之餘有提供職涯諮詢的服務，無論你是有意往資深或管理職發展的設計師，或是新晉主管不知如何面對領導設計團隊的挑戰，又或者是想轉職進入到設計產業的人，我希望能藉由自己的經驗來提供專業的引導與支持，幫助設計師們更有信心去面對各種挑戰 🙌
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